Event Management: Strategi Merancang Event Yang WOW

Event organizer atau penyelenggara kegiatan tergolong profesi yang paling konsisten saya geluti. Sepanjang ingatan, saya mulai menekuni profesi ini sejak tahun 2005, diawali dari penyelenggaraan event Pelatihan Terapi Tahajud dengan pemateri Prof Dr Moh Soleh penulis buku Terapi Shalat Tahajud. Sejak saat itu hingga sekarang berbagai event workshop dan training sudah saya selenggarakan. Meskipun begitu, belum pernah sekalipun saya diminta untuk memberikan materi terkait event management. Mungkin karena ilmu tentang event management ini kurang menyentuh langsung terhadap aspek pemasaran dan penjualan dalam bisnis.

Adalah Laboratorium Manajemen Universitas Muhammadiyah Malang (UMM) yang pertama kali meminta saya untuk mengupas tuntas materi event management di hadapan 600-an mahasiswa semester 3 program studi Manajemen pada Sabtu 14/09. Laboratorium Manajemen UMM menilai pentingnya event organizer sebagai salah satu peluang bisnis yang potensial untuk dijalankan sebagai pilihan profesi bagi lulusan prodi Manajemen UMM, selain sebagai ajang berlatih ilmu manajemen secara nyata. Sehingga dipandang perlu untuk membekali para mahasiswa mengenai tahapan-tahapan merencanakan dan mengelola suatu kegiatan dengan baik.

Apalagi melihat realita di kehidupan sehari-hari, banyak perusahaan memiliki kepentingan untuk mengadakan berbagai kegiatan dalam rangka menunjang image branding perusahaan dan pemasaran produknya (marketing event). Bisa jadi berupa kegiatan edukasi terhadap produk dan layanan perusahaan, pelayanan pelanggan, peluncuran produk baru, dan sebagainya. Sehingga diharapkan lulusan prodi Manajemen UMM yang telah dibekali dengan ilmu event management ini akan memiliki nilai tambah di dunia kerja.

Dalam materi “Event Management: Strategi Merancang Event Yang WOW” saya menjabarkan merancang event ke dalam 6 tahapan, yaitu:

1. Menentukan Tujuan Event
2. Menentukan Kemasan Event
3. Menyusun Detil Event
4. Menyusun Tim Kerja
5. Menyusun Anggaran Kegiatan
6. Menggandeng Mitra Strategis

 

1. Menentukan Tujuan Event

Sebelum menyelenggarakan suatu kegiatan tentunya kita harus mengetahui tujuan dilaksanakannya kegiatan tersebut, apakah untuk edukasi, promosi, pelayanan pelanggan, sekedar hiburan, atau untuk tujuan lainnya. Hal ini harus dikomunikasikan dengan baik dan detil dengan pihak perusahaan yang kegiatannya akan kita kelola. Kita juga harus bisa mendapatkan informasi mengenai target partisipan yang dikehendaki perusahaan. Perusahaan pastinya tidak ingin mengeluarkan dana penyelenggaraan kegiatan secara sia-sia jika hasil yang diperoleh tidak sesuai dengan target yang ingin dicapai.

 

2. Menentukan Kemasan Event

Setelah mengetahui tujuan peyelenggaraan kegiatan, barulah kita bisa menentukan kemasan event yang tepat sesuai dengan tujuan yang diinginkan perusahaan. Dalam hal penyelenggaraan kegiatan yang terkait dengan pemasaran (marketing event), ada beberapa kemasan acara yang bisa dipilih, di antaranya:

1. Seminar & Workshop, yaitu kegiatan yang bertujuan untuk menginformasikan suatu topik atau mengajarkan suatu keterampilan
2. Exhibition (Pameran/Expo), yaitu kegiatan promosi barang dan jasa berupa presentasi teroganisir dan pemajangan produk
3. Product Lauch, yang dimaksudkan untuk mengenalkan suatu produk baru kepada publik
4. Conference, biasanya berupa pertemuan dalam jumlah besar untuk membahas topik tertentu
5. Leisure & Entertainment, yang lebih bersifat hiburan dan atau perjalanan wisata, seperti music, fun games, outbond, dan lain-lain
6. VIP Event, yaitu kegiatan yang menghadirkan pelanggan premium untuk memberikan pelayanan dan meningkatkan loyalitas pelanggan

 

3. Menyusun Detil Event

Langkah berikutnya dalam event management adalah menyusun secara detil konsep event yang akan diselenggarakan. Penyusunan detil event ini mengacu pada tujuan yang diinginkan oleh perusahaan penyelenggara. Dalam hal ini, penyusunan detil event bisa dibagi ke dalam 3 tahapan, yaitu:

1. Pra Event

Di tahap pra event kita menentukan

– Lokasi event, apakah indoor atau ourdoor, di hotel berbintang, di restoran, di exhibition hall atau di ruang terbuka seperti lapangan.

– Layout ruangan, yang bisa mengambil opsi theater, classroom, u-shape, round table atau standing participants.

– Partisipan yang ingin dihadirkan oleh perusahaan penyelenggara, di mana sebaiknya kita ketahui dengan pasti jumlah yang diinginkan dan demografi partisipan yang dikehendaki, mulai dari usia, jenis kelamin, pekerjaan, tingkat pendidikan dan sebagainya.

2. Saat Pelaksanaan Event

Hal-hal yang perlu disiapkan saat pelaksanaan event di antaranya:

– Pengisi acara, mulai dari MC, pemateri, hiburan pengisi waktu, hingga petugas-petugas lain yang dibutuhkan

– Peralatan yang diperlukan, seperti meja dan kursi, LCD proyektor, sound system dan sebagainya

– Rundown acara yang memuat secara detil rangkaian acara sejak mulai kegiatan hingga selesai berikut durasi dan petugas penanggungjawabnya.

3. Pasca Event

Berakhirnya suatu kegiatan bukan berarti tuntas sudah tanggung jawab penyelenggara kegiatan. Ada hal-hal yang perlu diperhatikan dan sering terlewat karena menganggap tanggung jawab pelaksana sudah selesai seiring dengan selesainya acara.

Beberapa hal yang perlu diperhatikan pasca event adalah:

– Evaluasi tim kerja, dalam hal ini tim kerja membahas hal-hal yang terjadi selama kegiatan untuk dijadikan bahan evaluasi di kegiatan berikutnya

– Ucapan terima kasih kepada semua pihak yang telah berperan selama penyelenggaraan kegiatan, terutama para mitra strategis

– Laporan kegiatan, utamanya jika kegiatan ini menggunakan dana dari pihak sponsor.

 

4. Menyusun Tim Kerja

Setelah seluruh detil event tersusun, barulah bisa ditentukan tim kerja yang akan dilibatkan untuk kelancaran kegiatan. Secara umum, ada 4 tim yang diperlukan, yaitu:

Tim Manajemen yang bertugas menangani pekerjaan administrative dalam keseluruhan tim kerja, seperti penyiapan proposal, surat menyurat, pengelolaan keuangan, pembuatan dan sebagainya.

Tim Marketing & Sales yang tugasnya menangani promosi dan publikasi event, bernego dengan pihak sponsor dan penjualan tiket jika memang event tersebut berbayar.

Tim Kreatif yang menangani keseluruhan desain acara, baik layout ruangan, pengisi acara, dekorasi panggung, dan segala pernik aksesoris yang diperlukan untuk kelancaran acara.

Tim Operasional yang bertugas mendukung kelancaran acara, seperti tim registrasi, operator laptop, MC, tim konsumsi dan tim penerima tamu.

 

5. Menyusun Anggaran Kegiatan

Setelah semua perencanaan matang, tahap berikutnya adalah menghitung anggaran yang diperlukan untuk pelaksanaan kegiatan. Hitung secara detil kebutuhan dana kegiatan mulai dari sewa tempat, konsumsi, peralatan, pemateri, tenaga kerja yang terlibat, dan sebagainya. Jangan lupa untuk memasukkan profit bagi event organizer.

 

6. Menggandeng Mitra Strategis

Untuk mencukupi biaya pelaksanaan kegiatan, ada beberapa opsi yang bisa dipilih

• Sponsor Tunggal
• Sponsor Utama
• Sponsor Pendukung
• Sponsor Sukarela